Wie kann man das agile Projektmanagement erfolgreich umsetzen?
Projekte sollen nach einigen wenigen Prinzipien des agilen Projektmanagements durchgeführt werden, die im „The Scrum Guide“ von Schwaber/Sutherland (2016) prägnant zusammengefasst sind. An dieser Stelle sollen die wesentlichen Prinzipien erläutert werden.
Prinzip des inkrementellen, iterativen und adaptiven Prozesses
Scrum ist ein inkrementeller, iterativer und adaptiver Prozess. Das heißt, die Projektaufgaben werden zunächst bewusst in kleine Aufgabenpakete (Inkremente) zerlegt und priorisiert. Diese werden in zeitlich strikt festgelegten kurzen Iterationen bearbeitet, um dann das Projekt an die (erwünschten!) aufkommenden Änderungen – idealerweise in Form von Kundenfeedback – frühzeitig, schnell und flexibel anzupassen. Die kurzen überschaubaren Etappen (sog. Sprints s. u.) ermöglichen eine schnelle Reaktion. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement oder auch zum Stage-Gate-Prozess liegen die Anforderungen nicht en détail fest bzw. werden nicht komplett ganz am Anfang spezifiziert, sondern sind bewusst als Veränderliche zu verstehen. Die Detailplanungen zum Projekt erfolgen sukzessive gerade zur richtigen Zeit (s. nachfolgendes Prinzip der just-in-time Planung). Dass Änderungen bei den Anforderungen (Zielen) legitim und sogar quasi als erwünscht angesehen werden, kann gerade bei Innovationsvorhaben in einem sich dynamisch ändernden Marktumfeld vorteilhaft sein. Somit wird in diesem Prozess akzeptiert, dass man nicht alle Informationen gleich am Anfang hat und alles sofort richtig macht.
Prinzip der just-in-time Planung
Die Planung erfolgt stufenweise und bedarfsorientiert – gerade zur richtigen Zeit (just-in-time), wenn etwas ansteht. Das heißt, nur die nächsten Schritte werden detailliert geplant. Im traditionellen Projektmanagement hingegen wird versucht, am Anfang das Projekt hinsichtlich des Inhalts, der Zeit, der Ressourcen sowie der Kosten vollständig durchzuplanen. Bei Scrum bedeutet diese stufenweise und bedarfsorientierte Planung nicht, dass ein Projekt letztlich weniger geplant wird – sondern ganz im Gegenteil –, dass die Planung schrittweise erfolgt. Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, hat sich dadurch und aufgrund von Entwicklungen außerhalb des Projektes die Informationsbasis verbessert, um den nächsten Schritt zu planen. Die Planung wird dabei bis zum letzten verantwortbaren Augenblick herausgezögert, um möglichst tagesaktuelle Informationen einfließen zu lassen. Dieses Planungsverfahren kann man mit der Pen-Pencil-Regel (Layton (2012), S. 142) veranschaulichen: Die nächsten Schritte sind verbindlich mit Kugelschreiber geschrieben, wohingegen die späteren Schritte leicht veränderbar mit Bleistift skizziert sind.
Weitere Prinzipien finden Sie im zweiten Teil.