Die besten Instrumente zum Wissensmanagement

Nachfolgend werden die besten Instrumente bzw. Methoden zum Wissensmanagement kurz erläutert:

Handbücher

In Handbücher findet sich standardisiertes Wissen zur Anwendung im Unternehmen. Diese dienen der Wissensspeicherung und als Nachschlagewerke. Zum Beispiel kann es ein Handbuch über das Innovations- und/oder Projektmanagement geben, in dem Methoden, Prozessschritte und organisatorische Informationen (Verantwortliche, Ansprechpartner etc.) beschrieben werden. Die Inhalte können zusätzlich oder ausschließlich online z. B. in Form eines Informationsportals/Wikis (s. u.) zur Verfügung stehen.

Organisationsanweisungen (Standard-Operating-Procedures– SOP)

Standardisierte und verbindliche Regelungen für unternehmensinterne Abläufe und Prozesse, die in einer Verfahrensanleitung dokumentiert sind.

Vorlagen

Vorlagen für den Einsatz von Methoden oder für das Dokumentieren von Ereignissen, Prozessen und Sitzungen können ebenfalls zur systematischen und strukturierten Wissensspeicherung dienen.

Dokumentenmanagement

Um dokumentiertes Wissen systematisch und für alle (auch neue) Mitarbeiter schnell griffbereit zu speichern, sollten möglichst selbsterklärenden Ablage- und Ordnerstrukturen angelegt werden. Die (Datei-)Ablagen sind dabei vom Format und Namen zu standardisieren. Die Zugriffs-/Zugangsberechtigungen (Rollenzuweisungen) sind ebenfalls klar festzulegen.

Groupware

Groupware sind Softwarelösungen zur Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Gruppen. Diese Software verfügt über zahlreiche gemeinschaftlich nutzbare Funktionalitäten, wie z. B. Nachrichtenfunktionen (E-Mail, Instant Messaging), Desktop Sharing sowie Aufgaben-, Termin-, Raum-, Datei- und/oder Kontaktverwaltung. Der Zugriff und Bearbeitung von gemeinsamen Dokumenten und Datenbanken wird einfach organisiert und kann Workflow-Funktionen wie die Freigabe von Dokumenten umfassen.

Telekonferenz-Systeme / NetMeetings

Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien und Softwarelösungen erlauben per Chat, Sprache und/oder Videoübertragung die Wissensverteilung zwischen Mitarbeitern an verschiedenen Ort (sog. virtuelle Teams) im Unternehmen.

Hier geht es zum zweiten Teil der besten Instrumente zum Wissensmanagement (Teil 2).