Die 10 Top-Tipps für die Ressourcenplanung bei Projekten

Ressourcen spielen im Projektmanagement eine zentrale Rolle. Ressourcen (Synonym: Kapazitäten) sind Mittel, die zur Bearbeitung eines Projektes eingesetzt werden. Es ist also sowohl zur Einhaltung der Termine als auch aus Kostengründen wichtig, diese Ressourcen bei der Planung zu berücksichtigen. Beispiele für Ressourcen sind Humanressourcen (Mitarbeiter), Maschinen und Arbeitsgeräte sowie Verbrauchsmaterialien. Mit der Ressourcenplanung (Kapazitätsplanung) wird folgende Frage beantwortet: Wen und was benötigen wir wie viel wann und wo (bei welchen Arbeitspaketen).

1. Binden Sie beim Schätzen des Aufwands für ein Arbeitspaket unbedingt die zuständigen Mitarbeiter ein.

2. Verwenden Sie – wenn möglich – Daten und Informationen von ähnlichen Projekten aus der Vergangenheit.

3. Versuchen Sie, bei der Ressourcenplanung kein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

4. Kommunizieren Sie die verwendeten Schätzmethoden (und die erlaubten/möglichen Abweichungen) sowie deren vermutliche Genauigkeit. Geben Sie an, unter welchen Annahmen die Schätzung gemacht wurde. So kann der Auftraggeber/Lenkungsausschuss beurteilen, ob Ihre Annahmen mit seinen übereinstimmen.

5. Vergessen Sie den Aufwand für das Projektmanagement nicht (ca. 10 – 20 % von den Personalkosten).

6. Vermeiden Sie einen häufigen Fehler bei der Ressourcenplanung: Mitarbeiter werden für neue Projekte verplant, obwohl sie noch (Rest-)Aufgaben für alte, abgeschlossene Projekte erfüllen müssen, z. B. Dokumentation und Nachbetrachtung am Projektende („Lessons Learned“).

7. Gehen Sie nie von einer hundertprozentigen Verfügbarkeit der Ihnen zur Verfügung gestellten Ressourcen aus, eher 80 % Verfügbarkeit erscheint realistisch.

8. Lassen Sie sich als Projektleiter die Ressourcenzusagen schriftlich von den Verantwortlichen geben.

9. Ressourcenplanung ist zusammen mit den anderen Planungen (Ablauf-, Termin- und Kostenplanung) als ein iterativer Prozess durchzuführen (s. u.).

10. Seien Sie sich immer der Zielkonflikte bei den einzelnen Planungsparametern bewusst!

Und jetzt noch ein Zusatz-Tipp:

Die Ressourcenplanung muss eng mit den anderen Planungsaufgaben abgestimmt werden. Denn Ressourcen beeinflussen Termine (durch ihre Verfügbarkeit), außerdem Sachziele (wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können) sowie die Kosten.