Projekt-Reviews richtig durchführen

Bei Abschluss eines Projektes sollte die Projektleitung mit dem Team eine Rückschau, sog. Projekt-Reviews, durchführen, in der noch einmal bewusst darauf eingegangen wird, wie das abgeschlossene Projekt gelaufen ist und welche Erfahrungen für die Zukunft daraus abgeleitet werden sollen („Manöverkritik“). Vorsicht: Der Moderator, der nicht unbedingt der Projektleitersein muss, sondern auch ein bisher Projektunbeteiligter sein kann, sollte in der Abschlussbesprechung darauf achten, dass ein objektiv gutes Projekt nicht im nach hinein durch destruktive Kritik negativ bewertet wird. Hier ist auf gruppendynamische Prozesse zu achten.

Im Einzelnen umfasst der Ablauf eines Projekt-Reviews folgende Aufgaben:

  1. Analyse der Ergebnisse

– Festlegen der Bewertungsbasis (letzte Zieldefinition)

– Objektiver Soll- / Ist-Vergleich der Ziele

  1. Analyse des Projektverlaufs

– Termin- und Kostenanalyse

– Beurteilung der Planungsqualität

– Bewertung von Maßnahmen

  1. Analyse der Zusammenarbeit

– Einfluss zwischenmenschlicher Beziehungen

– Güte und Angemessenheit des Berichtswesens/Dokumentation

– Feedback-Fragebögen an Projektmitglieder

  1. Verteilung der noch offenen Aufgaben

Für die Analysen im Projekt-Review können die nachfolgenden Fragen dienen:

Projektziele:

  • Welche Ziele wurden in welchem Ausmaß erreicht? Inwieweit weicht die Zielerreichung von der Planung ab?
  • Welche Ziele wurden nicht erreicht? Welche Ursachen gibt es für das Verfehlen der Ziele? Was sollte in Zukunft anders gemacht werden?
  • Gab es Unklarheiten bei bestimmten Projektbeteiligten über die Ziele des Projektes? Wenn ja, welche, bei wem und warum?
  • Würde man mit dem heutigen Wissen das Projekt wieder starten?

Projektablauf:

  • Was ist (unerwartet) gut gelaufen, was sollte beibehalten werden? Warum ist es (unerwartet) gut gelaufen?
  • Hat sich der Ablauf bewährt? Warum nicht? Was sollte verbessert werden?
  • Welche Projektaufgaben wurden im Verlauf der Arbeit geändert, warum und mit welchen Konsequenzen?
  • Waren die Arbeitspaketbeschreibungen vollständig und klar? Wenn nein, warum nicht? Was ist zu verbessern?

Weiter geht`s zum Teil 2.